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如何提高会议效率?

  领导都爱开会。这是把想法要求传达给员工最高效的方式,也是获取公司项目进展的最快方式。可是效率和成果却总是不尽人意。

  很多员工感慨:每天都淹没在无休无止的开会,把工作时间浪费了。其实开会本身并没错,只是方式不对导致了反效果。

  总结了部分上市公司创始人高效开会的11条秘籍,值得你花时间一看。

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  1.明确会议目的

  所有的会议,都需要有一个明确的类型和目的。不论是做决策、解决问题,还是汇报情况,必须先确定会议类型,再加上具体的会议内容,就是会议目的。后续动作,务必围绕这个目的展开。

  2. 会前资料准备

  充分的会前准备,可以令会议更加高效。例如简单的会前阅读材料,背景资料或报表,能帮助参会者提前同步信息,节省会议的时间。

  3. 严格控制会议时间

  会议时间过长是最大禁忌,会前一定要对会议时长做出规划。若超时太多,无论目的是否达成,都是一次失败的会议。

  4.角色设定清晰

  开会前要清晰设定好每人的角色:主持人、参与者、决策者、旁观者、记录员,都要具体到每一个人身上。通过角色的设定,可以让每个人紧张起来。否则容易造成部分人员漫不经心。

  5. 主持人关键任务

  主持人在会前花5分钟明确会议议程。统筹全局,决定会议的流程和具体的时间分配,并严格按照议程的时间,在每个环节给出时间提示,避免出现部分人发言时间过长,而后面不够时间的情况。

  6. 主题阐述

  会议开始前,要先对议题进行简单的陈述,建议不超过5分钟。这样可以帮助参会者获得一致的背景以及定位,方便讨论。

  7.秩序的讨论环节

  讨论环节时,忌哄吵,同一时间只能有一个人讲话,等别人发言结束再讲话。

  8. 决策人员安排

  决策者的任务,就是表决同意或者反对。若只是一个人或者多个人决策,最好在会议前明确指出。若没有,即是所有参与者共同决策。

  9. 旁听听者不能发言

  旁听席的设立,目的是让相关团队成员熟悉决策流程,获取信息,了解项目情况等。为了会议的效率,旁听席从会议开始到结束,都没有发出任何声响权利。

  10. 得出结论

  会议结束时,一定要有5分钟的总结,来确认下一步的工作、负责人,以及截止时间。并在下次会议,花10分钟回顾上一次的会议。

  11. 及时的会议纪要

  在会议的当天,记录员必须及时发布会议纪要,且提醒相关人员展开下步工作。

  鼓励非正式的沟通。

  在阳台抽烟的时候交换下想法、问邻座的人一个简单的问题、午餐间聊一聊……这样的交流方式,效率远高于正式的会议。

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